办公区域5S管理案例分析

 

　　办公室区域可以说是企业的指挥中心，指挥中心的合理化管理相比生产现场的管理是也是不可小视的，在办公区域落实5S现场管理，办公室没有落实好5S管理，指挥中心没有做好，又怎么指挥生产现场落实5S管理？
　　企业落实5S管理必须要有明确的管理制度，让管理制度化、文件化管理，要做到做事有据可依，员工做事可以依据制度顺利进行，下面是一个简单的办公室5S管理制度样本，当然在实际现场中出现情况会更多以及不同企业不同制度，请根据实际情况进行修改。
　　1.目的
　　1.1为营造干净整洁的办公场所，合理配置、使用各种资源，减少浪费，降低办公成本，提升员工工作热情，塑造良好的企业形象，特制定本制度。
　　2.范围
　　2.1本制度适用于公司全体员工。
　　3.定义与目的
　　3.1整理（SEIRI）：工作现场，区别要与不要的东西，只保留有用的东西，撤除不需要的东西；目的是把“空间”腾出来活用；
　　3.2整顿（SEITON）：把要用的东西，按规定位置摆放整齐，并做好标识进行管理；目的是不浪费时间找东西；
　　3.3清扫（SEISO）：将不要的东西清除掉，保持工作现场无垃圾，无污秽状态；目的是消除"脏污"，保持职场干净、明亮；
　　3.4清洁（SEIKETSU）：将前3S实施的做法做到制度化、规范化，维持其成果；目的是通过制度化来维持成果；
　　3.5修养（SHITSUKDE）：培养文明礼貌习惯，自觉遵守各项规章制度，养成良好的工作习惯；目的是提升“人的品质”，成为对任何工作都讲究认真的人。
　　4.5S推行成员构成
　　4.1特设兼职5S专员（暂由集团行政专员担任）；
　　4.25S推行小组成员：5S专员、办公室主任及各部门负责人、主管行政副总；
　　4.35S检查小组成员：5S专员、集团各部门轮流抽调一名员工，组成临时检查小组，每次小组成员不超四人。
　　5.职责与权利
　　5.15S专员：负责牵头5S实施过程中的各项工作，如实施、检查、评比、督促与改善跟进等；
　　5.25S推行小组：负责5S管理活动的组织、策划、实施、检查、评比等，对员工开展5S培训和宣导，推动5S的顺利进展；协调5S实施过程的巡查和问题处理；处理其他5S有关的活动事务；
　　5.35S检查小组：在5S专员的带领下按章执行规定区域内的各项5S检查及评比工作；
　　5.4各部门主管：配合5S推行小组，监督并落实本部门的5S管理；
　　5.5员工：积极参与并执行5S管理，根据5S管理要求持续改善工作现场。
　　6.推行区域
　　6.1公司所有的办公场地及纳入综合管理办公室的附属设施。
　　1.推行步骤
　　步骤一：成立5S项目推行小组　　成立5S推行小组，明确小组及组员工作职责；结合集团公司的具体情况，拟定切实可行的5S推行方针和目标，作为5S导入的指导原则；
　　步骤二：拟定工作计划与实施办法　　搜集和借鉴其他公司成功的5S推行办法和经验，结合集团公司的实际情况，拟定办公室5S推行计划及实施办法；
　　步骤三：培训与宣导　　针对5S的内容、目的、推行要领、实施办法等对全体员工开展5S培训与宣导，提高全体员工对5S的重视，激发员工的参与性和主动性；
　　步骤四：实施5S　　根据5S的工作计划和实施办法正式开展5S活动；5S推行小组监督、落实各员工5S的执行情况，及时为员工提供工作协助或协调，指导员工开展5S的管理；
　　步骤五：检查、改善　　通过自检、互检、5S检查小组定期巡检办公室5S的开展及改善情况，对缺点项目提出修正意见并及时监督与跟进，同时向推行小组回报；
　　步骤六：评比、奖惩　　根据办公室5S评比及奖惩办法，定期开展5S的评比活动，实施奖惩；5S专员负责将最终评比结果体现在集团办“文化栏”中；
　　步骤七：持续执行　　重复上述步骤四至步骤六，持续改善和优化5S管理各环节工作；在养成良好习惯的同时提升员工素养。
　　8.推行进度
　　8.1依据以上推行步骤，由综合管理办公室于每年年初制定当年度集团公司5S推行的时间进度。
　　8.2各阶段具体推行或实施具体时间结合实际情况另行制定，但总体各阶段工作围绕年度进度开展。
　　9.5S推行要领及规范内容见附表：5S推行要领及规范内容
　　10.建立5S亮点和5S暗点奖惩机制
　　10.1针对5S亮点，以通报、表扬的形式，对相关人员进行表扬和鼓励；
　　10.2针对5S暗点，以对比、公布的形式，对不合理地方进行改进和完善。
　　10.3建立5S合理化建议：鼓励员工提出5S合理化建议，对建议被采纳者给予一定程度的加分。
　　11.支持表单
　　《判别“要”与“不要”基准表》　　《办公室5S评定标准表》
　　办公室落实5S现场管理案例分析：
　　1、文件柜：办公室文件不同类文件贴入标签合理归位
　　2、办公桌：
　　①办公桌上文件，例如：待处理与急于处理或者一般处理文件合理分类，处理事情合理有序。
　　②计算机文件，计算机文件也应按照工作文件，计算机桌面分区域分文件夹。
　　注：
　　1、乱七八糟的办公桌，不仅工作做不好，也会被认为是处理事务的能力不足。
　　2、整齐的存放是迈向高效率的第一步。
　　3、使用过的文具、公用物品应及时归回原位，寻找是最不具效率的行为。
　　3、引申点办公室合理布局以及员工工作性质座位安排等等，都可以使我们在办公室工作更加合理有序。
　　5S管理理论分析：
　　办公室5S管理之整顿：
　　把留下来“必需品” 依规定数量、位置摆放，分类放置整齐，并加以保持，以达到工作效率、办公用品利用率最大化 。作为企业文化的一部分，也可以有效提升企业的形象。比如说：根据《5S管理制度条例》中所规定的办公桌桌面上允许摆放显示器、键盘、鼠标、电话机、文件夹、日历及笔筒（四支笔、剪刀、尺子、胶水）、小植物、水杯各一个。其中，易掉落物品应放置于个人工作站紧贴挡板处，如：日历、文件夹、水杯、小植物等等，原则上以不阻碍同事间正常交流沟通为宜。
　　目前个人工作使用电脑中的电子文件十分缺乏整顿，主要
　　体现在以下几个方面：
　　文件无分类或分类不合理，管理混乱。
　　工作文件和个人文件混置，影响工作效率。
　　有用文件与无用文件混置，区分困难，工作效率降低。
　　同部门或跨部门、两名或多名员工的工作文件混置于同一台电脑，文件机密性得不到保障，企业机密无从谈起。随着同济国内、外的业务发展，电子文件的分类化、电子化、机密化管理已经成为了同济迫在眉睫的需要。经过整理的电子文件，整齐、有序、具有逻辑性，便于日常工作时及时的查找需要的文件。在有效的提高工作效率的同时也培养了员工的文件管理能力和逻辑思维能力。办公室≠私人场所；干净、整洁、有序、合理的电子文件管理可以有效的提高企业形象，使往来客户、合作伙伴更容易认同企业的管理能力并提升合作信心、信念。
　　办公室5S现场管理物品归类依据：
　　1、分析现状：从物品的名称、分类、放置进行规范化。
　　2、物品分类：根据物品特征与功能进行分类。
　　3、决定储存方法：物品存放进行定置管理，实现人与物最佳结合。
　　4. 实施：按照最优的储存方法，对物品进行存放。
　　5S现场管理的几个重点：
　　重点1　：处理掉不要的东西     轻装上阵
　　重点2　：规定放置区                 要记住全程路线
　　重点3　：规定放置方法             要制定战术
　　重点4　：使用完放回原位         要跑回开始起跑的原位